Vous avez créé votre entreprise ou vous envisagez de le faire prochainement et vous vous interrogez sur les aspects administratifs et comptables en particulier ? Répondre à ses obligations comptables et fiscales n’est pas insurmontable, à condition d’être organisé !

1 – Le choix d’une structure adaptée

Vous pouvez créer votre structure seul à partir de modèles ou d’exemples que l’on trouve sur internet. Attention toutefois au coût global : si la création d’une société ne coûte pas très cher, à chaque changement dans les statuts, il faudra passer à la caisse ! Autant faire les bons choix dès le départ.

Finalement, c’est comme avec les voitures : Mettre un moteur de 2CV dans une Ferrari ne vous fera pas arriver plus vite et l’entretien de la carrosserie peut s’avérer contraignant ! Un choix judicieux de votre structure d’exercice professionnel et des options fiscales vous permettra de partir sur de bonnes bases.

Notre conseil : Faites-vous assister d’un professionnel, au minimum pour relire le dossier que vous avez préparé et vous alerter sur certains aspects qui vous auraient échappés.

2 – Le classement des documents

Les documents professionnels dans les classeurs de la société (et pas dans des pochettes plastiques SVP !) et les documents personnels ou vous voulez mais ailleurs. Même chose avec les moyens de paiement : les dépenses professionnelles sont payées avec le chéquier ou la carte de l’entreprise et les dépenses personnelles avec votre chéquier ou votre carte personnelle. Toutes les opérations passées par le compte bancaire de l’entreprise devront être comptabilisées, même les dépenses personnelles comptabilisées au débit votre compte courant… qui ne doit pas être débiteur. Dans l’autre sens, les opérations professionnelles payées avec vos moyens de paiement personnels seront également enregistrées en comptabilité (dans les charges de l’entreprise), à condition d’y penser… Comme elles n’apparaissent pas sur le relevé bancaire professionnel, il est facile de les oublier et c’est dommage. Et plus le nombre d’opérations à enregistrer en comptabilité est élevé, plus la mise à jour est longue… et donc coûteuse. En résumé, faites simple : les dépenses pro avec le compte pro et les dépenses perso avec le compte perso. Tous les justificatifs de dépenses pro devront bien sûr être dans votre classeur : une ligne sur le relevé bancaire correspond en principe à un justificatif.

Chez ComptaBox, le classeur est fourni avec ses intercalaires et sa procédure de classement adaptée à la taille de votre structure. Cette procédure est optionnelle et vous pouvez bien sûr l’adapter à votre goût. Mais bizarrement, les dossiers de nos clients sont souvent présentés de la même façon ce qui nous fait gagner du temps, et comme nous facturons du temps…

3 – La tenue d’une comptabilité

Il arrive un moment dans la vie d’une entreprise où l’achat d’un logiciel comptable (et du contrat de maintenance qui va avec) et l’embauche d’une secrétaire-comptable ou d’un comptable est un choix judicieux sur le plan financier. Mais à moins d’avoir déjà plusieurs dizaines de salariés, une externalisation de la fonction comptable reste souvent le meilleur choix.

Si on trouve des logiciels peu coûteux sur le marché, il faut savoir qu’on en a souvent pour son argent… Si vous choisissez quand même cette option, il sera nécessaire de prendre une maintenance pour obtenir les mises à jour régulières (les liasses fiscales sont millésimées).

Au-delà du logiciel, il vous faudra surtout avoir un minimum de compétences en comptabilité et en fiscalité afin par exemple de ne pas déduire de TVA à tort (ce qui in fine pourrait être très coûteux en cas de contrôle fiscal) ou de ne pas confondre charges et immobilisations (ce qui pourrait avoir les mêmes conséquences).

Nous vous suggérons d’apporter un soin particulier à votre classement et de confier la saisie comptable à un professionnel. Le fait de saisir les écritures lui permettra de mieux appréhender l’activité de l’entreprise et facilitera les travaux de clôture.

4 – La production des déclarations fiscales et sociales

Les déclarations fiscales

Selon la structure d’exercice que vous aurez choisie, la nature et la fréquence des déclarations peuvent changer :

• Pour les TPE soumises au régime du réel simplifié, la TVA est versée sous forme d’acomptes trimestriels régularisés au moment de l’établissement de la déclaration annuelle. Dans ce cas, la seule difficulté consiste finalement à calculer les acomptes durant la première année d’activité (le montant est pré imprimé à partir de la 2ème année sur la base de la déclaration N-1). Votre comptable peut vous assister dans ces calculs d’acomptes qui ne nécessitent pas une mise à jour complète de la comptabilité.
• Pour les entreprises soumises au régime du réel normal, selon la nature de votre activité, une mise à jour mensuelle de la comptabilité pourra être nécessaire. Compte tenu de la fréquence des déclarations, la charge administrative globale sera donc plus élevée.
• Et pour les entreprises non soumises à la TVA (régime de la franchise en base, art. 293 B du CGI), la question de la TVA ne se pose pas. En revanche, il faut savoir que la TVA sur les achats n’est pas déductible et ce régime n’est donc pas toujours une bonne affaire…

En plus des déclarations de TVA, vous devrez produire une liasse fiscale annuellement. Les références de la liasse fiscale à produire et la liste des annexes dépendent de votre structure d’exercice professionnel. Avoir recours à un expert-comptable n’est pas une obligation mais dans la pratique, vous vous en passerez difficilement, d’autant plus que les déclarations doivent être télétransmises pour la plupart.

En dehors de la TVA et de la liasse fiscale, d’autres déclarations peuvent être à produire en cours d’année qui dépendent de la nature et du volume de votre activité. Si vous avez un expert-comptable, celui-ci vous accompagnera dans vos démarches ou vous alertera pour ne pas rater une échéance selon ce que vous avez convenu avec lui.

Les déclarations sociales

Les déclarations sociales se découpent en 2 parties : les déclarations sociales liées aux salariés et les déclarations sociales des travailleurs non-salariés (TNS).

Si vous avez des salariés, vous aurez sans doute fait appel à un expert-comptable ou une société spécialisée. A moins d’être un spécialiste du sujet et d’avoir un outil adapté et à jour, il est fortement déconseillé de vous charger vous-même de l’établissement des bulletins de paie de vos salariés.

Concernant vos déclarations sociales TNS (BIC, BNC, gérant majoritaire), une seule déclaration est à produire par année civile sur laquelle est indiqué votre rémunération ainsi que les charges sociales par nature (charges obligatoires, facultatives). Cette déclaration n’est pas compliquée à remplir, lorsqu’on sait faire… Là encore, votre expert-comptable vous aidera à compléter votre déclaration afin d’éviter les erreurs qui peuvent avoir pour conséquence de vous faire payer plus de charges sociales que nécessaire.

En synthèse, nous vous suggérons de vous faire accompagner par un expert-comptable et de définir avec lui une répartition des tâches qui associe sécurité et maîtrise de votre budget.

5 – Les comptes annuels

Seules les personnes morales sont tenues de produire des comptes annuels qui regroupent le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ces 3 éléments forment un tout indissociable. En pratique, ils sont produits en même temps que la liasse fiscale.

Les comptes annuels sont arrêtés par les dirigeants et approuvés par l’assemblée générale qui décide également de l’affectation du résultat. On trouve facilement des modèles de rapport de gestion ou de procès-verbaux d’assemblée générale sur internet.

Le recours à un avocat peut être judicieux pour traiter les cas complexes. Dans les situations courantes, vous pouvez également demander à votre expert-comptable de prendre en charge le secrétariat juridique de votre société dans le cadre d’une mission accessoire à sa mission comptable. Enfin, vous pouvez décider d’assurer vous-même le secrétariat juridique à partir d’exemple disponibles sur internet, sous votre seule responsabilité.

Essayer de tout faire soi-même ou déléguer tout ou partie des travaux à un tiers ? Quels sont les critères à prendre en compte ?

On n’est jamais si bien servi que par soi-même pensez-vous. Et bien pas toujours ! A moins d’avoir de bonnes connaissances juridiques et fiscales, voire comptables, il est préférable de déléguer certaines tâches à un professionnel. Ce n’est pas si cher et cela peut vous éviter des erreurs plus ou moins dommageables.

Alors bien sûr, il ne s’agit pas forcément de tout déléguer car plus on délègue, plus c’est cher ! Dans les premiers mois d’activité, on cherche en général à limiter les frais fixes. Et comme on a souvent du temps, on se dit que cela ne doit pas être si compliqué et qu’internet est là pour vous aider. D’un autre côté, il est important de bien gérer son temps, et ses risques !

Notre conseil : consacrez-vous au développement de votre activité plutôt qu’à la recherche d’outils comptables gratuits ou bon marché que vous ne saurez pas utiliser sauf à passer vos nuits et vos WE sur les forums de comptabilité.

Et si vous manquez de trésorerie, pas de panique ! Pour une mise à jour semestrielle voire annuelle de votre comptabilité vous n’aurez en général rien à décaisser avant la production du bilan ce qui vous laisse le temps d’encaisser un peu de CA. Et entre temps, votre comptable vous aura assisté tout au long de l’année pour établir vos déclarations fiscales dans les délais. De quoi dormir tranquille et se consacrer pleinement au développement de votre activité.

Pour vous aider à y voir plus clair sur vos obligations déclaratives et sur les différentes façons d’y répondre, prenez contact avec un ou deux cabinets comptables. Les devis sont généralement gratuits, sans engagement de votre part, et vous pourrez en profiter pour poser quelques questions pratiques 🙂