Conditions de recours à un stagiaire

En résumé :

• Rémunération : Si stage supérieur à 2 mois consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire :
  • Le montant horaire de la gratification sera fixé à 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit 28.35 euros pour 7 heures de travail (plafond 2023) (plafond horaire de 27 euros). La mensualisation n’est pas prévue et il conviendra donc de tenir compte du nombre de jours travaillés dans la période considérée.
• Charges sociales : Oui sur la fraction excédant 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale
• Chèques déjeuner : Possible mais pas obligatoire, en plus de la gratification
• Participation aux frais de transport : Possible mais pas obligatoire, en plus de la gratification

Emploi

Interdictions

Un stage ayant une visée pédagogique pour le stagiaire, il ne doit pas être proposé pour :

• remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,
• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n’a pas d’obligation de production comme un salarié),
• faire face à un accroissement temporaire d’activité,
• occuper un emploi saisonnier.

Délai de carence

Un délai, correspondant au 1/3 de la durée du stage précédent, doit être respecté entre 2 stages. Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d’attendre 2 mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s’applique pas si le stage a été interrompu, avant son terme, à l’initiative du stagiaire.

Durée

La durée du stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d’enseignement.

Convention tripartite obligatoire

Les stages en entreprise doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d’une convention signée entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement ou de formation.

Cela signifie que les stages hors cursus pédagogique (c’est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire) sont interdits.

Si le stagiaire est mineur, la convention doit également être signée par son représentant légal.

La convention doit obligatoirement :

• définir les activités confiées au stagiaire,
• mentionner les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise,
• préciser le montant de la gratification et les modalités de son versement,
• détailler les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.),
• indiquer le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail.

L’entreprise doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues.

Rémunération

Un stage dans une même entreprise de plus de 2 mois consécutifs, ou non consécutifs au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit être obligatoirement rémunéré chaque mois, dès le premier jour du stage.

À contrario, la gratification est facultative si le stage dure moins de 2 mois.

Il ne s’agit pas d’un salaire.

Gratification minimale (si durée du stage > 2 mois)

Voir ci-dessus

Dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu. L’employeur doit le vérifier dans la convention collective.

Participation de l’employeur aux frais de repas et de transport

La gratification mensuelle éventuellement due au stagiaire ne comprend pas le remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport.

Accès du stagiaire à la cantine de l’entreprise

La fourniture du repas à la cantine moyennant une participation des salariés constitue un avantage en nature. Cet avantage doit en principe être intégré dans l’assiette des cotisations pour un montant évalué à la différence entre le montant du forfait avantage en nature et le montant de la participation personnelle du salarié. Toutefois, par tolérance, il est permis de négliger cet avantage en nature lorsque la participation du salarié est au moins égale à la moitié du forfait.

Cette tolérance ministérielle est également applicable aux stagiaires.

Dans le cas où le montant de la gratification est au moins égal à la franchise de cotisations, si la prise de repas à la cantine par le stagiaire respecte les limites fixées ci-dessus, aucune cotisation ne sera due, l’avantage en nature étant négligé.

Attribution des titres restaurant

L’attribution de titres restaurant n’est en principe admise que pour les salariés de l’entreprise. Toutefois, lorsque l’entreprise ne dispose pas de cantine, il est admis que des titres restaurant soient attribués à des stagiaires.

Lorsque la participation patronale à l’acquisition des titres restaurant respecte la réglementation relative aux titres restaurant, elle est exclue de l’assiette, et ce, indépendamment du montant de la gratification versée au stagiaire.

Frais de transport

En plus de la rémunération de stage, le stagiaire peut se voir allouer des tickets restaurant, et à Paris et sa région, comme pour les autres employés de la société, le remboursement de la moitié de ses frais de transport. Ce, à la discrétion de l’employeur.

Rien n’oblige l’entreprise d’accueil à procéder au remboursement des frais de transport domicile – lieu du stage. Ainsi, le remboursement ne pourra procéder que d’un accord entre l’entreprise d’accueil et le stagiaire. Toutefois, l’entreprise est tenue de rembourser tous les frais liés à une mission que le stagiaire effectue pour le compte de celle-ci.

Congés payés

Le stage ne donne droit ni à congés payés, ni à d’autres indemnités.

Cotisations sociales

La rémunération versée au stagiaire est exonérée de charges sociales dans les limites indiquées ci-dessus fixées en % du plafond horaire de la Sécurité sociale. Si la gratification mensuelle est supérieure à cette limite, la fraction excédentaire est soumise aux cotisations sociales, hors assurance chômage (voir ci-dessous).

Cotisations maladie

Pour ce qui relève de l’assurance maladie, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu’étudiant :

• régime étudiant,
• ayant droit de ses parents ou
• couverture maladie universelle.

Cotisation accident du travail

En matière de risque accidents du travail et maladies professionnelles, le stagiaire doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale.

Cotisation chômage

Le stagiaire n’ayant pas le statut de salarié, les contributions d’assurance chômage ne sont pas dues, même dans le cas où la gratification versée dépasse le seuil de franchise.

Taxe d’apprentissage et formation professionnelle

Les indemnités versées aux stagiaires sont exonérées de taxe d’apprentissage et de formation professionnelle continue.