Les propositions ci-dessous n’ont aucun caractère obligatoire. Elles sont issues de nombreuses années d’expérience au cours desquelles nous avons eu besoin d’avoir rapidement accès à certains documents parfois assez anciens. Nous avons parfois commis des erreurs d’appréciation en cours de route et nous souhaitions, à travers ce document, partager ce que nous considérons comme de bonnes pratiques en matière de classement.

Un classement efficient est souvent source de sérénité car il permet à tous de retrouver rapidement les documents produits par les tiers ou les autres membres de l’équipe.

Comment nommer les fichiers

Avant d’évoquer le classement des fichiers, je vous propose de voir comment nommer les fichiers.

Après la date, il faut aller du plus général au plus spécifique. Avant de connaitre le numéro d’une facture, on a besoin de connaitre le tiers concerné, et si on gère plusieurs entreprises, on a besoin de savoir à quelle entreprise le document se rapporte avant tout le reste.

Sauf cas particulier, le plus pertinent est de nommer les fichiers comme suit :

AAAAMMJJ – NomSoc – NomTiers – Description

1                2    3                  4

1/ La date au format AAAAMMJJ correspond à la date de production du document. C’est la date de fin du relevé bancaire par exemple (le 20191002 pour un relevé qui couvre la période du 01/09/2019 au 02/10/2019) ou la date de la facture d’achat ou encore la date de production/mise à jour d’un fichier type facture émise ou tableau de suivi.

AAAAMMJJ pour que les documents soient toujours classés dans l’ordre chronologique (et donc pas JJMMAAAA)

2/ NomSoc correspond au nom de la société. C’est utile si vous gérez plusieurs entreprises. Ce n’est pas indispensable si vous gérez une seule entreprise mais cela facilite aussi la vie des destinataires qui gèrent plusieurs entreprises. Le NomSoc doit être court et une abréviation ou des initiales (type 2 à 3 lettres) sont bienvenues

3/ NomTiers correspond à l’émetteur ou le destinataire du document. Cela peut-être SG pour la banque société générale, ou Metro pour une facture Metro ou URSSAF pour un courrier URSSAF ou encore Toto pour le client Toto.

4/ La description indique ce qu’il y a dans le fichier : Fact 20191001 pour une facture, ou bien courrier relance, suivi des ventes, TVA 201910, etc.

Les cas particuliers

Les factures de ventes classées dans un répertoire « Ventes » de l’année AAAA peuvent commencer par le numéro de facture. Si on veut retrouver toutes les factures émises pour un client donné, il suffit de taper NomTiers en haut à droite de l’explorateur pour les isoler.

A compléter selon vos besoins mais les cas particuliers devraient être exceptionnels

Eviter les fichiers images…

Dans le monde professionnel, en particulier sur les aspects bureautiques, il est souvent plus facile de travailler avec des fichiers de type connus que sont les fichiers Word, Excel (xls*, csv, txt), Powerpoint, pdf, et d’éviter les fichiers images type jpg, tiff, etc.

Comment classer les documents sur le serveur

Il n’existe pas de méthode idéale et chacun a ses limites. Mais dans les grandes lignes, il est important de penser à l’usage que l’on fera de l’organisation dans le temps et de penser à l’archivage. Il faut se projeter dans 20 ans. Si vous avez classé vos ventes par client et par date, comment allez-vous archiver les documents de l’année N-10 pour éviter de payer des espaces de stockage énormes qui vous coutent une fortune et que vous ne pouvez plus sauvegarder en local à cause de leur taille ? Et ce n’est qu’un exemple.

En entreprise, on compare souvent une année avec une autre. Et en tout cas, sauf cas particulier, les comptes sont produits une fois par an.

Autre sujet de réflexion, est-il préférable de créer des sous sous sous sous répertoires pour ranger les vêtements/les chaussettes/les chaussettes courtes/les chaussettes coutes jaune/les chaussettes courtes jaunes en coton… ou de tout mettre dans le même répertoire et de mélanger les torchons et les serviettes ? Sans doute ni l’un ni l’autre et cela dépend de votre organisation. Il est toujours possible de découper un répertoire en sous répertoires à un moment donné, lorsque le besoin s’en fait sentir et n’a pas été anticipé. Par exemple, lors de l’embauche du premier salarié, il est possible de mettre tous les documents qui concernent le salarié (contrat, CV, RIB, Carte ID, carte vitale, etc…) dans un répertoire social. Mais à l’embauche du second salarié, il apparaît qu’il est plus simple de créer dans le répertoire social un sous répertoire par salarié (NOM Prénom). Dans ce cas, autant faire ça dès le départ. Et lorsqu’on a 15 salariés dont 4 sont partis, de déplacer les 4 répertoires des salariés partis dans un répertoire « _Salariés partis » pour donner dans le répertoire social de la visibilité sur ceux qui sont encore là et éviter de multiplier les sous répertoires visibles. Notez que le « underscore » au début de « _Salariés partis » permet de placer ce répertoire au début de la liste. Nous utilisons souvent des répertoires « _old » dans les dossiers pour déplacer les anciennes versions dont nous n’aurons à priori plus jamais besoin mais que l’on veut conserver, au cas où.

Nous suggérons un classement comme suit :

• Un dossier permanent
• Un dossier annuel (qui correspond à l’exercice comptable et qui peut donc être 2019-2020 pour une clôture d’exercice au 30/09/2020 par exemple)

Le dossier permanent

Le dossier permanent est destiné à stocker tous les documents dont la portée dépasse l’année fiscale de plus d’un an. On parle ici des contrats de travail des salariés, du Kbis et des statuts, des contrats cadres avec les clients, du RIB de l’entreprise et du contrat bancaire, des contrats et tableaux d’amortissement des emprunts, de l’identité visuelle, etc.

La hiérarchie dépend de votre besoin.

Nous utilisons au cabinet la structure suivante :

Banque

Contacts

Correspondance

Fiscal

Immobilisations

• _Immobilisations sorties

Juridique

• INSEE (numéros SIREN)
• RCS (Kbis, M0, M2, Publités légales, etc.)
• Statuts (les différentes versions des statuts, triées par AAAAMMJJ = Date de mise à jour (voir ci-avant)

Social

• Medecine du travail (contrat avec la médecine du travail)
• Mutuelle (contrat mutuelle)
• Net-enpreprises (document d’affiliation)
• Prévoyance (contrat prévoyance)
• Retraite (numéro d’affiliation)
• Salariés
  • _Salariés parties
  • NOM Prénom A
  • NOM Prénom B
• URSSAF (numéro URSSAF, synthèse contrôle URSSAF, etc.)

Vous remarquerez que Banque est avant Social. Dans l’alphabet, B est avant S…

Pour permettre un classement qui ne dépend pas du nom du répertoire mais de la place que l’on souhaite lui donner, il est possible de nommer les répertoires (au moins les répertoires principaux) comme suit :

40-Social

50-Banque

Ainsi, si on décide de placer Social avant Banque, c’est possible. Et si on veut ajouter quelque chose entre les 2 dans quelques années, on pourra le nommer 45-Ajout. Deux  positions pour le numéro, c’est suffisant. Moins, ce n’est pas assez et plus c’est de la place perdue.

Le dossier annuel

Sa structure est identique d’une année sur l’autre. Il est donc préférable de créer un dossier AAAA avec ses sous sous répertoires et de copier/coller le répertoire AAAA en remplaçant AAAA par l’année considérée. Si un nouveau besoin est identifié en cours d’année, en plus de créer le sous dossier dans le répertoire de l’année pour répondre au besoin, il faut penser à créer ce même dossier dans le répertoire modèle pour pouvoir en bénéficier lorsque vous dupliquerez AAAA (qui ne contient que la structure et aucun fichier) pour créer une nouvelle année.

Le dossier annuel est destiné à recevoir tous les fichiers qui concernent une année fiscale donnée, c’est-à-dire tous les fichiers dont la place n’est pas dans le dossier permanent.

Nous utilisons au cabinet la structure suivante :

00-Bilan

• Une douzaine de répertoires mais qui sont liés à notre activité de cabinet comptable

10-Correspondance

• Courrier envoyé (mails et courriers reçu AAAAMMJJ – NomSoc – Objet du mail)
• Courrier reçu (idem)

20-Juridique

40-Fiscal

• CFE-CVAE
• IS
• TAFPC
• TVA

50-Banque

• Pièces de banque
• Relevés bancaires

60-Achats

70-Ventes (factures de ventes avec par exception les fichiers qui commencent par le numéro de facture – AAAAMMJJ (optionnel au cas particulier puisque les factres se suivent chronologiquement en principe) – NomClient – Prestation concernée)

80-Social

• Bulletins de paie
• DSN
• Salariés
  • NOM Prénom A (pour stocker les arrêts maladie, les courriers et autres documents qui n’ont pas leur place dans le dossier permanent)

90-Opérations diverses

A l’intérieur de ces répertoires, tous les fichiers (sauf les ventes) sont nommés AAAAMMJJ – NomSoc – NomTiers – Description

Vous pourrez trouver (vous trouverez sans aucun doute) qu’il est fastidieux de nommer correctement les fichiers. Mais en pratique, c’est très utile et si les fichiers sont correctement nommés, les recherches seront faciles, soit dans les répertoires, soit à l’aide de la recherche en haut à droite de l’explorateur.

Une fois encore, AAAAMMJJ est la date de production du document. Un mail qui arrive le 2 janvier N et qui concerne N-1 est classé dans l’année N puisqu’il est arrivé/parti en N. La date est la date de production du document (c’est une répétition volontaire !)

Et cela dit, il n’existe pas de classement idéal. Le plus important, c’est de définir des règles de classement et de les partager avec tous les utilisateurs, et aussi de surveiller que les règles sont respectées. Si tous ne respectent pas la règle, cela ne fonctionne pas. Et si la règle n’est pas partagée avec tous, il ne sert à rien d’en avoir une.

Je ne reviens sur l’importance de formaliser la règle… et de la faire évoluer si besoin.